בירוקרטיה משרדית ושליטה בחשבון ההוצאות הן חיוניות לקיום עסק מתפקד. ניהול נכון יכול לחסוך כסף רב ולפנות זמן לטיפול בבעיות אחרות. ריכזנו טיפים שיוכלו לסייע לכם לייעל את העבודה
תכנון
הוצאות הן האויב, יש לצמצם אותן ככל האפשר. יחד עם זאת הן הכרחיות. דרך אחת להימנע מהוצאות מיותרות היא לחשב מראש את ההוצאות הקבועות וההכרחיות ולהימנע ככל הניתן מחריגות, תוך הבנה שיש גם הוצאות בלתי צפויות.
סדר, ניקיון והמאבק בדחיינות
עסק, החפץ חיים, חייב לנטרל בעיות אפשריות ולצמצם למינימום ביצוע טעויות. אך ככל עסק פעיל יותר, כך מצטברות החשבוניות ומסמכים חיוניים אחרים. תיוק מסמכים וארגונם, יחד עם הקפדה על חשבון הוצאות, אינן משימות מלהיבות אבל הן חיוניות. אתרי אינטרנט כמו https://yncpa.co.il מעניקים עצות ותבונות בתחומים אלה.
שיטה אחת היא לאגור אותם ולטפל בהם לקראת הסיכומים החודשיים ההכרחיים מול העובדים, רואה החשבון, בעל הבית ורשויות המס. זוהי טעות, שכן טיפול נכון ויעיל חוסך כסף, מייעל את העבודה מול לקוחות ומול רואה החשבון ומונע תסבוכות מול רשויות המס. לרוב זהו חסם פסיכולוגי. ברגע שמשתלטים עליו מבינים שהשיטה המועדפת היא להקפיד על סדר חשבוני ברמה יום יומית.
גיבוי ועננות כבדה
בעידן בו היקף העסקות הדיגיטליות הולך וגדל רוב המידע מתועד ישירות במחשב. גם בעסקים זעירים וקטנים. אך יש עדיין שימוש בחשבוניות פיזיות. כדי להימנע מבעיות עדיף לתעד את אותן קבלות באמצעות הטלפון החכם ולגבות אותן במחשב. לחיצת כפתור אחת תסנכרן את כל המידע בענן ודרכו תהיה גישה לכל הנתונים גם במהלך חופשה בצד השני של כדור הארץ.
טכנולוגיה לשירותכם
ההבנה שעסקים ומשקי בית זקוקים לסיוע בניהול ההוצאות ותיעוד החשבוניות ייצר שוק של חברות המסייעות למשימות אלה. מגוון רחב של אפליקציות מציעות פתרונות טכנולוגיים לטיפול בטיפול בהוצאות וניהול המידע העסקי הכולל חשבוניות.
תוכנות אלה מתממשקות עם מערכות ההפעלה הנפוצות. רוב האפליקציות מציעות תקופת התנסות חינמית ולאחר מכן מנוי חודשי או שנתי. ישנן אפליקציות המאפשרות שימוש חינמי בחלק מהשירותים שלהן. הן יותר מתאימות לעסקים זעירים או קטנים.
הפרדה בין העסקי לאישי
ניהול יעיל של הוצאות ותיעוד חשבוניות יתאפשר גם באמצעות הפרדה בין האישי לעסקי. הפרידו בין חשבון העסק וכרטיס האשראי של העסק לחשבון הבנק הפרטי וכרטיס האשראי הפרטי. אל תבצעו קניות בסופר עם הכרטיס העסקי ואל תרכשו סחורה עם הכרטיס האישי. להפרדה זאת יש היגיון חשבונאי ומשפטי.
ליווי מקצועי
דרך נוספת לייעל את העבודה היא באמצעות ליווי של אנשי מקצוע כמו רואה חשבון ויועץ עסקי. ניסיונם יאפשר לבעלי העסק להימנע מטעויות נפוצות המבוצעות על ידי עסקים חדשים. משרדי רואי חשבון יכולים באמצעות הידע והמכשור הנכון לטפל בבירוקרטיה העסקית. תשלום קבוע לאנשי מקצוע יפנה זמן לטפל בבעיות אחרות הדורשות תשומת לב.
